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Evoluzione Informatica

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Come anticipato dalla nostra Presidente Dott.ssa Sarzi in occasione dell’Assemblea Soci dello scorso dicembre, il cambio del gestionale e l’ammodernamento degli strumenti informatici sta avvenendo secondo il programma preventivato.

Il percorso è molto ambizioso e come tutti i processi complessi va affrontato per step.

 

Siamo partiti dalla contabilità. Non è stato facile perché si è trattato di andare in parallelo tra vecchio ed il nuovo sistema gestionale, imparare programmi e metodi di lavoro nuovi, migrare migliaia di dati tra i due sistemi, fare le necessarie quadrature, verificare la funzionalità e l’efficacia delle impostazioni decise in fase di analisi “sulla carta”.

Nel mese di giugno è stata girata la chiave, passando in modo irreversibile al nuovo software, per CSA Ambiente e CSA Sant’Anselmo, mentre nel mese di settembre per CSA Assistenziali.

 

Il cambiamento, al momento, ha interessato l’area amministrativa: dal ciclo passivo di emissioni ordini e controllo fatture fornitori, al ciclo attivo di emissione fatture ai clienti, alla contabilità generale oltre alla contabilità analitica e di progetto.

Tutto ciò è stato possibile grazie alla collaborazione, alla disponibilità e alla pazienza dei tanti Soci coinvolti, dall’area amministrativa agli acquisti, l’IT e dei vari enti di volta in volta interessati, i quali hanno dovuto cercare di conciliare queste attività con le ordinarie mansioni quotidiane che naturalmente proseguono inesorabilmente.

 

Ci sono stati e probabilmente ci saranno ancora momenti di tensione, di super lavoro, di arretrati da recuperare, ma con la consapevolezza che siamo ora dotati di uno strumento che permetterà di automatizzare (digitalizzare) processi ancora oggi troppo manuali, con l’obiettivo di efficientare il lavoro, cercando di evitare duplicazioni di attività ed avere informazioni più puntuali e complete.

 

Il percorso prosegue con l’introduzione di un nuovo di sistema di archiviazione digitalizzata che permetterà di conservare e rendere consultabili i documenti in modo più facile, limitando l’uso della carta e delle stampe, e introducendo in modo progressivo workflow (flussi di lavoro) digitalizzati per migliorare lo scambio di informazioni fra i vari colleghi.

 

Contemporaneamente si sta lavorando per introdurre un nuovo strumento di pianificazione dei servizi (delle attività), di pianificazione delle risorse umane dedicate e di rendicontazione delle stesse; il tutto sempre in una logica di evitare duplicazioni di attività e di arrivare ad una rendicontazione veloce ed integrata sia per l’elaborazione delle presenze ai fini delle paghe che per la fatturazione e rendicontazione del servizio al cliente (fruitore del servizio).

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